Centralizar informações

Problema

As coisas passam-lhe pela cabeça, os pedidos chegam à sua caixa de entrada enquanto um milhão de outras coisas vêm de diferentes fontes, como a sua ferramenta de gestão de projetos de equipa. Não seria ótimo se houvesse um único lugar onde pudesse ter uma visão geral de todos estes itens de ação? Bem, não está sozinho...

Uma estrutura operacional centralizada é o sonho de qualquer gestor.

Quando se trabalha em equipa, um sistema de gestão de projetos como o Asana ou o Trello é utilizado pelo grupo para colaborar, organizar tarefas em projetos e atribuir essas tarefas aos membros da equipa. O problema de utilizar ferramentas especializadas é que não fornecem uma visão geral de todas as tarefas a considerar durante a tomada de decisões e o planeamento.

E o nosso trabalho e vida são suficientemente complexos para merecerem mais do que uma ferramenta para os gerir.

Cenário

Está a preparar o próximo sprint com a sua equipa e a tentar fazer um orçamento para disponibilidade de tempo e recursos durante esse período. É necessário ter a certeza de que todos os membros da sua equipa conseguirão realizar o trabalho da forma mais eficiente possível.

Este processo ocorre na ferramenta de gestão de projetos porque esta contém todos os tickets/itens de ação para o sprint e algumas informações contextuais, como o responsável, o esforço, o prazo, etc.

Conduz uma reunião discutindo o próximo sprint e termina sentindo que, desta vez, a estimativa feita pela equipa é a mais precisa possível.

No entanto, no dia seguinte recebe um e-mail do seu departamento de contabilidade a informar que o subsídio que tinha solicitado 2 meses antes foi atribuído. A instituição financeira precisa agora de informações legais para desbloquear os fundos. Isto vai demorar pelo menos um dia de idas e vindas. Como as suas conversas com o comité de concessão ocorreram por e-mail, não foram transportadas para a ferramenta de gestão de projetos e, consequentemente, não foram detetadas durante a reunião de planeamento.

Esta ineficiência é comum quando não tem um espaço centralizado para supervisionar coisas críticas que acontecem na sua organização em diferentes ferramentas.

Como poderia fazer melhor da próxima vez?