Várias metodologias têm-se mostrado úteis ao longo dos anos e são utilizadas diariamente por muitos CEO ocupados em todo o mundo.
Capturar tudo
Como explicado no já famoso livro Getting Things Done , David Allen descreve um sistema para retirar esta informação do seu cérebro o mais rapidamente possível, para o livrar do stress inconsciente que produz. O método é conhecido como Getting Things Done (GTD) e funciona da seguinte forma:
Sempre que pensa em algo
Escreva no formato mais bruto possível e guarde no que se chama a sua Caixa de Entrada (de pensamentos)
Não aplique nenhuma formatação, não insira uma descrição, delegue ou planeie, apenas tire isso da sua cabeça
Caixa de entrada zero
Deve, regularmente (pode ser uma vez por semana, por mês ou até mesmo todos os dias), rever todos os itens da sua caixa de entrada e organizá-los, criando itens de trabalho adequados que podem ser planeados, delegados ou simplesmente ignorados se já tiverem sido concluídos. Note que não deve esperar muito tempo para processar a sua caixa de entrada, pois, caso contrário, será desmoralizante rever centenas de itens. Quanto menos tiver de passar por isso, mais fácil se torna. Basta escolher a frequência que funciona para si e segui-la. Pode até criar blocos de tempo no seu calendário para processar a sua caixa de entrada ou tarefas (e/ou a sua caixa de entrada de e-mail) para garantir que dedicará tempo a esta atividade regularmente. Esta metodologia, conhecida como Caixa de Entrada Zero, é utilizada por profissionais ocupados em todo o mundo para alcançar um estado de paz de espírito não só quando lidam com e-mails, mas também com tarefas. Para cada item da sua caixa de entrada, siga o seguinte processo:
Se o item já não for relevante, arquive-o
Se o item demorar menos de 2 minutos a ser executado, faça-o imediatamente e marque-o como concluído.
Se souber quando este item deve ser concluído, agende-o para um dia específico
Se não sabe exatamente quando trabalhar neste item, adie-o para mais tarde para reconsideração.
Repita este processo até chegar à caixa de entrada zero
Para mais informações sobre o GTD, consulte o livro de David Allen .
Regra dos 2 minutos
Para repor a caixa de entrada, considere utilizar a regra dos 2 minutos, que muitas pessoas ocupadas utilizam para esvaziar as suas caixas de entrada de e-mails/tarefas. Para cada item da sua caixa de entrada de tarefas, decida o que fazer com cada item:
Se o item já não for relevante, ignore-o.
Dependendo da acionabilidade do item: a) Acionável (i.e., tarefa) - Se a tarefa já foi feita, marque como concluída - Caso contrário, planeie-a seguindo um método simples para manter as coisas o mais simples possível nesta fase: se a tarefa for importante, coloque-a num balde para considerar a tarefa desta semana; se não for importante, adie-a para uma semana posterior para reconsiderar a tarefa no futuro b) Não acionável (por exemplo, uma nota) - Organize-a no seu contexto relevante: uma página, diário, etc.
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