Partilhar um resumo
É necessário reconhecer que, embora algumas pessoas não sejam necessárias para que uma decisão seja tomada (ver Preparar a ordem de trabalhos), muitas precisam de ser informadas do que se passou durante a reunião em questão.
Este é um erro muito comum cometido em organizações de todo o mundo. Comunicar os resultados da reunião a um grupo maior aumenta as hipóteses de receber feedback que questione as decisões. Como resultado, as pessoas tendem a não comunicar para evitar ter de responder aos comentários ou, pior ainda, ter de reformular toda a decisão.
Quanto mais cedo comunicar as decisões tomadas, menos reacções de última hora receberá. Além disso, as pessoas que pretendem participar no processo de tomada de decisões serão incentivadas a envolver-se mais cedo.
Se tiver sido transparente desde o início e ninguém tiver manifestado interesse ou preocupação, é mais fácil "descartar" os comentários de última hora se achar que não se justificam. Uma forma de o fazer é partilhar a ordem de trabalhos com todas as pessoas que serão eventualmente notificadas das decisões tomadas. Desta forma, podem contribuir (antes da reunião) para os diferentes tópicos sem participar na reunião.
Em suma, enquanto organizador, tente ter em atenção o tempo das pessoas e convide apenas as pessoas necessárias para resolver o problema em causa. Se não tiver a certeza, deixe isso claro na descrição ou contacte diretamente as pessoas que não têm a certeza sobre as especificidades da reunião.
Por último, partilhe sempre o resumo da reunião com todos os participantes, bem como com todas as pessoas que devem ser informadas das decisões, mesmo que não tenham podido participar ou não tenham sido convidadas para a reunião.
Acompanhamento
Quando se reúne com alguém (frequentemente externo à sua empresa), como uma pessoa do seu ecossistema, um investidor, um colega empresário ou um potencial cliente, aplicam-se três regras:
Acompanhamento
Acompanhamento
Acompanhamento
Um simples e-mail de agradecimento pode ser muito útil. É também a ocasião para sublinhar as principais conclusões, mas também para atuar de acordo com a ajuda que a pessoa ofereceu, como uma apresentação a alguém, um documento, etc.
Não espere mais de 24 horas para fazer o seguimento e não hesite em voltar a fazer o seguimento 3-4 dias ou uma semana mais tarde, caso a mensagem de correio eletrónico tenha passado despercebida. A maioria dos clientes de correio eletrónico tem uma funcionalidade de adiamento que pode ser utilizada para esse efeito.
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