Táticas para ajudar a priorizar o seu trabalho

Importante vs. urgente

É óbvio que seria bom se se pudessem fazer mais coisas. Lembre-se que, como empreendedor, não tem tempo nem dinheiro. Por isso, é tentador tentar realizar o máximo possível e o mais rápido possível.

Parece contraintuitivo, mas o verdadeiro objetivo do empreendedorismo não é fazer mais, mas sim fazer a coisa certa. Parece fácil, mas é muito difícil fazê-lo de forma consistente num mercado tão competitivo, e a maioria acaba por voltar aos maus hábitos, incluindo você.

Existem inúmeras metodologias para determinar o que é realmente importante (o que faz a diferença, como já referi anteriormente) e o que não é.

Não entrarei aqui em pormenores, pois existem muitos livros e artigos sobre o assunto. Basta dizer que precisa sempre de dar um passo atrás e avaliar se isso é essencial para o progresso do seu negócio. Por progredir, quero dizer descobrir se algo pode funcionar, remover um ponto problemático para os seus utilizadores/clientes, remover um estrangulamento no seu negócio (por exemplo, contratação), etc.

Estas são tarefas importantes porque, uma vez concluídas, sente que a sua empresa amadureceu um pouco e pode agora passar para a etapa seguinte.

Por outro lado, muitas tarefas não são importantes, ou sentimos que são, quando são apenas urgentes. Isto não significa que possa adiá-los indefinidamente, mas talvez possa esperar e reavaliar em 1 ou 2 semanas, ou talvez possa delegá-los. Provavelmente, descobrirá que muitas destas tarefas podem ser ignoradas se esperar um pouco, percebendo que não são tão importantes como pensava no início.

Para mais informações, consulte, por exemplo, a Matriz de Eisenhower .

Tempo de bloqueio

Como explicado anteriormente, a maioria das pessoas tem dificuldade em progredir nas tarefas que definiram como prioritárias. A razão é que provavelmente olha para o seu calendário várias vezes ao dia para ver o que vem a seguir, enquanto as suas tarefas estão num sistema separado.

Os empreendedores experientes aprenderam da maneira mais difícil que “se não estiver na sua agenda, provavelmente não vai acontecer!” .

A única coisa que as pessoas fazem para garantir que uma tarefa recebe a atenção necessária é bloquear um tempo na sua agenda.

Dependendo da ferramenta de calendário que utiliza, pode facilmente arrastar e largar uma tarefa no seu calendário para bloquear algum tempo. Se continuar a utilizar as ferramentas de calendário mais convencionais do mercado, poderá ainda criar eventos manualmente para indicar que esse tempo está reservado para trabalhar numa tarefa importante.

Da próxima vez que tiver uma tarefa importante para realizar até ao final da semana, reserve algum tempo para ela no início da semana, para garantir que lhe vai dedicar o tempo que ela merece. E lembre-se de ter em conta as suas preferências e níveis de energia, como discutido na secção anterior, por exemplo, bloqueando o horário de manhã se for o momento em que prefere concentrar-se.

Adiar

A maioria das ferramentas de gestão de tarefas oferece uma funcionalidade de repetição semelhante à que os clientes de e-mail oferecem há anos.

O objetivo da funcionalidade Soneca é permitir adiar o processamento de um item. Infelizmente, esta funcionalidade funciona indicando um dia para o qual o item deve ser adiado, normalmente na segunda-feira seguinte.

O problema é que quando chega a segunda-feira, a sua lista de tarefas do dia é composta por tarefas em estados diferentes. De um lado, tem as tarefas que decidiu que precisavam de ser concluídas hoje. Por outro lado, tem tarefas que gostaria de reavaliar.

E tudo isto está misturado numa lista confusa.

Além disso, a maioria dos produtos de gestão de tarefas transfere automaticamente as tarefas que não conclui num dia para o dia seguinte.

Infelizmente, este mecanismo bem-intencionado faz com que as suas listas de tarefas do dia cresçam, até ao ponto em que já não representam tarefas para serem concluídas hoje, mas sim "coisas para fazer em breve" .

Uma abordagem melhor é organizar as tarefas que precisam de ser reavaliadas em listas, idealmente semanalmente, se a ferramenta que utiliza o permitir, caso contrário, em lotes que representam a curto, médio e longo prazo.

Além disso, para as tarefas do dia, pode ter listas para “próxima semana”, “próximo mês” e “próximo ano” e mover tarefas de uma lista para outra. Mesmo que não seja o ideal, pode ajudar a evitar que o ecrã Hoje perca o seu significado. Experimente e verá o quanto mais relaxado e focado começará cada dia, simplesmente porque a sua lista de hoje estará (quase) vazia e poderá decidir, a cada dia, no que se deve focar em vez de estar a reorganizar os itens.

Consulte a secção Ferramentas, uma vez que alguns produtos integram este conceito por defeito, o que os torna muito poderosos para planear com facilidade.

No início de cada semana, reavalie as tarefas da semana em que ainda não decidiu exatamente quando trabalhar:

1. Adie todas as tarefas que não são importantes para atingir os seus objetivos semanais para uma semana posterior

2. Agende as tarefas para um dia específico se houver um prazo, por exemplo

3. Bloqueie um tempo para os seus itens mais importantes para garantir que trabalhará neles