Priorize o seu trabalho

Problema

Durante os meus dois anos como Diretor Executivo na Techstars, tive a oportunidade de testemunhar em primeira mão como pessoas extremamente ocupadas organizam o seu tempo.

A Techstars conta com um sistema comprovado para ajudar os empreendedores a focarem-se no que faz a diferença. Todas as semanas, cada CEO da turma define objetivos para a sua empresa. Algumas pessoas chamam-lhe “pedras grandes”, outras chamam-lhe objetivos. Não importa, desde que sejam itens claramente definidos que possam ser concluídos numa semana.

O que me impressionou foi que, semana após semana e ano após ano, todos os CEO de todas as classes caíam nas mesmas armadilhas.

Basicamente, começam a semana a definir os objetivos da semana. À medida que a semana avança, conhecem pessoas (mentores, investidores, etc.) que os apresentam a outras pessoas que consideram que provavelmente seriam úteis. O empreendedor entra em contacto com estas novas pessoas e marca reuniões, aproveitando o primeiro horário disponível.

Antes que se aperceba, a semana passou e é altura de rever o trabalho que cada equipa conseguiu realizar para avançar nos objetivos que definiram anteriormente.

E de todas as vezes o resultado foi o mesmo: 70% dos objetivos pré-definidos não foram cumpridos.

O interessante é que, sabendo que os objetivos definidos no início da semana eram os que mais provavelmente iriam impactar o progresso da sua empresa, a maioria dos CEO decidiu priorizar a reunião com alguém, sem qualquer garantia de que isso desse algum resultado.

O problema vem principalmente do facto de todas as reuniões acabarem automaticamente no seu calendário porque é assim que são agendadas. No entanto, as tarefas que define como prioritárias não recebem a atenção que merecem porque geralmente estão noutro sistema: ferramenta de gestão de projetos, autocolantes, uma folha de papel ou outra coisa qualquer.

Cenário

É terça-feira de manhã e tem um tempinho. Decide dar uma vista de olhos às suas prioridades para a semana.

De longe, o seu principal objetivo é escrever um rascunho para uma futura parceria. Avaliando rapidamente a tarefa, estima que esta demore cerca de 3 horas. Começa a perguntar-se se deve começar a trabalhar nessa tarefa imediatamente.

Repara também que uma das tarefas da semana anterior não foi concluída. Pensando rapidamente, percebe que isto não é tão importante como antes, mas que seria bom se fosse feito.

O que faria com estas duas tarefas?