Pare o mais rapidamente possível
Foi demonstrado que, para completar uma tarefa, as pessoas farão uso de todo o tempo que lhe foi reservado.
Isto levou alguns especialistas em produtividade a definir prazos arbitrariamente para se motivarem a agir em vez de esperar até ao último minuto.
No contexto das reuniões, isto significa que, mesmo que uma reunião possa ser concluída em metade do tempo, é muito provável que dure todo o tempo.
Não tenha medo de quebrar este padrão generalizado. Em vez disso, demonstre energia e alinhe todos em torno de um objetivo claro.
Se os temas em questão foram abordados, dedique algum tempo aos participantes e eles ficarão felizes, sabendo que as suas reuniões não são convencionais.
Conduza a reunião
Embora algumas reuniões não necessitem de toda a duração para serem concluídas, é provável que já tenha ido a reuniões onde aconteceu exatamente o oposto, chegando ao fim do tempo alocado com a maioria dos tópicos da agenda intocados.
Ao iniciar a reunião, não hesite em atribuir a função de acompanhar a ordem de trabalhos a outra pessoa, que intervirá para indicar que a reunião necessita de passar para o tópico seguinte.
Também pode fazê-lo sozinho, mas lembre-se de que distribuir a responsabilidade ajuda a aumentar a vontade de colaborar.
Tome notas
Muitas reuniões são realizadas sem que sejam tomadas notas. Isto é mau por dois motivos.
Alguns participantes podem ter perdido uma parte ou simplesmente não se lembrarem precisamente do que foi discutido ou decidido.
Além disso, algumas pessoas podem não ter sido necessárias para que a reunião se realizasse ou simplesmente não puderam comparecer. No entanto, provavelmente precisam de ser informados para se manterem informados.
Isto também é verdade quando tem uma reunião com um investidor , cliente ou potencial cliente. Não hesite em anotar algumas informações que podem ser valiosas no futuro.
Definir itens de ação
O erro mais frequente que as pessoas cometem em relação às reuniões é não agir de acordo com elas.
No final da reunião, os participantes regressam à sua rotina caótica diária e parece que a reunião não trouxe qualquer alteração concreta no progresso dos temas discutidos.
A única coisa que deve sempre fazer no final de uma reunião, não sozinho, mas com todos os participantes, é definir os itens de ação, as tarefas que agora devem ser trabalhadas para tornar o que foi discutido uma realidade.
Para cada tópico, resuma a decisão, defina os itens de ação e, para cada item, atribua um participante. Ele ou ela será responsável por levar este tópico mais longe.
É então da sua responsabilidade criar, por exemplo, um ou mais tickets no seu sistema de gestão de projetos.
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