Preferências de tempo
Conforme discutido em Proteja a sua agenda , deve sempre tentar ter em conta as suas preferências quando se trata de agendar reuniões.
Mas, obviamente, nem sempre é possível. Quando uma reunião é urgente ou quando um participante não consegue corresponder às suas preferências de agenda, deve ser flexível.
Agenda
Como a maioria das reuniões não tem uma agenda precisa, acontecem sem uma direção clara.
É da responsabilidade do organizador da reunião definir uma ordem de trabalhos. Não precisa de ser uma explicação longa, mas simplesmente descrever o problema e fornecer um pouco de contexto, juntamente com um conjunto claro de objetivos.
Para reuniões que envolvam muitos participantes e/ou vários temas, é crucial definir com maior precisão a agenda com a lista de assuntos a discutir, os objetivos da decisão e a alocação de tempo para cada tema.
Isto ajudará a enquadrar a discussão e ajudará os participantes a pensar numa possível solução com antecedência.
A agenda deve ser partilhada alguns dias antes para que os participantes se familiarizem com o material.
Refinar
O valor das reuniões é reunir um grupo de pessoas inteligentes para trocar ideias ao mesmo tempo, de forma a resolver um problema.
Por outras palavras, as reuniões são interessantes para alavancar sinergias de pensamento.
Porque é então gasto tanto tempo a explicar o problema mesmo que os participantes pudessem ter lido esta informação de antemão?
Depois de ler o livro Startup Boards: Getting the Most Out of Your Board of Directors , ficou claro para mim que as reuniões do conselho e da equipa devem ser realizadas em duas fases.
O primeiro passo deve ser assíncrono. O organizador deve escrever e partilhar um pequeno documento resumindo a agenda, juntamente com alguma explicação sobre os pontos principais.
Os participantes devem ler este documento antes da reunião e comentar os vários pontos, colocando questões e esclarecimentos.
Este primeiro passo permite aos participantes refinar melhor a questão central e talvez já responder a alguns pontos. Também cria mais engagement de todas as partes interessadas.
O segundo passo é a reunião propriamente dita, que é síncrona. Durante a reunião, o objetivo é usar o poder intelectual dos presentes e concentrar-se em encontrar uma solução para o problema específico, em vez de gastar tempo a atualizar todos sobre o tema em questão.
Colaboradores versus seguidores
Como organizar uma reunião é uma tarefa muito trabalhosa, os organizadores tentam reduzir o esforço o mais possível para seguir com as suas vidas.
Como resultado, as pessoas tendem a convidar todas as partes interessadas que conseguem imaginar, colocando o convidado num esforço para descobrir se é realmente necessário na reunião.
É da sua responsabilidade, enquanto organizador, limitar o número de pessoas na reunião. Em primeiro lugar, aumentará muito a qualidade das trocas e o envolvimento dos participantes.
É mais fácil esconder-se numa floresta do que atrás de uma única árvore...
Em segundo lugar, as pessoas estarão gratas e, por isso, mais dispostas a acrescentar valor às reuniões para as quais forem convidadas.
Isto não significa que as pessoas devam ser protegidas das conversas e das decisões. Consulte o capítulo Acompanhar sempre para mais informações.
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